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#廃職となり又は定員改正により過員を生じたとき
#事務の都合により必要があるとき
ただし、[[国会職員]]の場合、「身体又は精神の故障により長期の休養を要するとき」「事務の都合により必要があるとき」は国会職員考査委員会の審査を経なければならない。「廃職となり又は定員改正により過員を生じたとき」「事務の都合により必要があるとき」は休職期間は最長1年である。
 
国家公務員法第89条では休職対象の職員に対し休職の事由を記載した説明書を交付しなければならない。職員が休職処分を受けたと思料する場合には、同項の説明書を請求することができる。その説明書には、当該処分につき、人事院に対して不服申立てをすることができる旨及び不服申立期間を記載しなければならない。